5 Persiapan Penting Dalam Penyelenggaraan Event

Kesuksesan sebuah event sangat bergantung pada persiapan yang dilakukan sebelum pelaksanaan event tersebut. Jika event diserahkan kepada Event Organizer (EO) maka pemilik hajat tidak perlu repot lagi melakukan persiapan event.

Persiapan penyelenggaraan sebuah event sepenuhnya berada di tangan Event Organizer yang telah ditunjuk. Sebuah event organizer perlu melakukan persiapan penting dalam penyelenggaraan event agar menuai kesuksesan.

Sebenarnya banyak tahapan persiapan yang perlu dilakukan oleh sebuah Event Organizer dalam penyelenggaraan event. Mulai dari tahap sebelum event berlangsung, saat event berlangsung, dan setelah event berlangsung. Akan diulas mengenai persiapan. Berikut adalah persiapan penting dalam penyelenggaraan event, yang dilakukan sebelum event berlangsung:

  1. Persiapan Tim Yang Solid Dan Matang

Event organizer adalah tentang team work, anda tidak akan pernah bisa menyelenggarakan sebuah event sendiri tanpa bantuan tim. Semakin besar event yang akan anda selenggarakan, maka jumlah tim yang dibutuhkan juga semakin besar.

Hal ini karena banyaknya hal yang harus dipersiapkan untuk penyelenggaraan sebuah event. Tim yang solid akan bekerja secara kompak dan terintegrasi sehingga event yang dihasilkan sesuai dengan harapan. Kematangan sebuah tim akan sangat mempengaruhi proses persiapan penyelenggaraan event.

  1. Mempersiapkan Konsep Yang Merupakan Ide Dari Klien

Persiapan berikutnya adalah menerjemahkan konsep event merupakan ide yang dituangkan oleh klien. Dari ide yang ada, tim kreatif Event Organizer harus dapat menerjemakannya menjadi sebuah konsep yang bisa diwujudkan pada event yang akan diselenggarakan.

Bukan perkara mudah mengubah ide yang hanya ada di pikiran klien, menjadi konsep nyata yang bisa dilihat dan dirasakan oleh audience. Butuh tim handal untuk menyiapkan konsep yang matang dari sebuah event.

  1. Penyusunan Budgeting Dan Vendor Sesuai Konsep Kreatif

Setelah konsep berhasil disiapkan tim kreatif, saatnya tim keuangan menyiapkan budgeting dan vendor yang diperlukan untuk membuat event sesuai konsep. Budgeting perlu dilakukan agar pengeluaran sesuai dengan harga yang dibayar klien, utamakan kualitas dibanding profit.

Karena kualitas sebuah event yang terjaga akan mempengaruhi testimoni klien dan akan meningkatkan jumlah klien Event Organizer anda. Tentu tanpa mengabaikan profit Event Organizer anda yang harus tetap diperhitungkan.

  1. Penentuan Tempat, Audience Dan Target Pasar

Setelah budgeting disusun, selanjutnya yang perlu dipersiapkan adalah tempat event, audience dan target pasar. Lokasi sebuah event akan sangat mempengaruhi kesuksesan event, misal Event Organizer anda mengadakan sebuah konser, maka dibutuhkan lokasi strategis. Hal itu agar banyak penonton yang datang untuk menonton, sehingga event anda bisa disebut sukses.

Selanjutnya adalah audience dan target pasar, adalah dua hal yang hampir sama, sebuah event selalu memiliki sasaran yang di tuju. Salah satu indicator kesuksesan event adalah jika respon audience atau target pasar positif.

  1. Publikasi Dan Sosialisasi Event

Apalah sebuah event dengan konsep yang spektakuler jika tidak ada yang mengetahuinya atau menontonnya. Oleh sebab itu persiapan publikasi dan sosialisasi event sangat penting untuk dilakukan sebelum penyelenggaraan event. Jika publikasi dilakukan dengan baik, maka target event akan tercapai dan audience akan sesuai yang diharapkan. Maka kesuksesan event yang anda selenggarakan mutlak akan tercapai.

Demikian 5 persiapan penting dalam penyelenggaraan event oleh sebuah event organizer. Kesuksesan sebuah acara sangat bergantung kematangan persiapan yang dilakukan oleh event organizer. Dalam menyelenggarakan sebuah event besar, anda harus benar-benar memperhatikan tahap persiapan dalam menyelenggarakan event.